– La Prensa – Venezuela –
¿Alguna vez te has preguntado por qué? resultaron Algunas reuniones son ineficaces.Si bien otras son más eficientes, en primer lugar hay que considerar que las reuniones son necesarias para la comunicación, coordinación de acciones, toma de decisiones y planificación. Son indispensables en cualquier organización; No es posible trabajar con personas más que en reuniones, conferencias telefónicas o teleconferencias, de manera informal o formal. Las reuniones deben ser inevitables y productivas; Sin embargo, las reuniones verdaderamente productivas son raras.
Esto se escucha a menudo la reunión Suponen una pérdida de tiempo, esfuerzo y esperanza. Si hicieras una encuesta entre tus compañeros, probablemente estos serían algunos de los comentarios sobre la convocatoria de una reunión: “Son una pérdida de tiempo”. Demasiado tiempo y “se quedan en nada”, “no podemos trabajar con tantas reuniones”.
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Esto indica que la mayoría de las reuniones son improductivas debido a una combinación de las siguientes fallas: no son realmente necesarias, no tienen objetivos específicos claros, no están bien diseñadas para abordar temas relevantes a un problema, el papel del facilitador no es claros o parciales, quiénes deben estar presentes No aparecen, no hay buena comunicación, la forma de trabajar con el grupo no está bien resuelta, duran demasiado y no se llega a acuerdo; entonces Una reunión productiva Tiene por tanto doce elementos bien definidos: es realmente necesario, tiene objetivos claros, está bien diseñado para gestionar adecuadamente el proceso, su papel está claramente definido, goza de una buena gestión que facilita el desarrollo, está compuesto por elementos necesarios. Para los participantes, garantiza una comunicación adecuada, el desarrollo de los temas de la agenda, una retroalimentación consistente y fluida, un uso eficiente del tiempo y que los resultados se logren de manera efectiva y eficiente.
A continuación se presentan algunas recomendaciones para que las reuniones sean altamente efectivas y produzcan los resultados recomendados:
1. Requisitos. ¿Son realmente necesarios?
Si la reunión es realmente necesaria, debería realizarse. Si no, existen otras opciones que pueden resultar más productivas y eficientes. ¿Hay opciones para una reunión en persona? Claro que sí, tal vez puedas hacer una videoconferencia o un chat, las reuniones son muy caras, vale la pena agendarlas cuando realmente se necesita, considera el costo de oportunidad, snacks, materiales, electricidad; Evalúe cada uno de estos costos frente a los beneficios esperados de la reunión.
2. Finalidad. ¿Tiene un propósito claro?
Las reuniones productivas tienen un propósito claro, que todos los participantes conocen y comparten. Todos los participantes saben exactamente que la reunión tiene como objetivo lograr el objetivo. Así lo han hecho; También la conciencia de su naturaleza.
3. Diseño. ¿Están bien diseñados para guiar el proceso y utilizar el contenido de manera adecuada?
Las reuniones deben planificarse y planificarse, no improvisarse. Improvisar una reunión no garantiza buenos resultados, ni de proceso ni de contenido. Temas que se tratarán en la reunión; Se considerará la información. Si se trata de resolver un problema, el contenido es el problema; Su análisis y solución. Si el contenido consiste en decisiones sobre alternativas, entonces el contenido serán las alternativas, los criterios y las elecciones asociadas. Proceso se refiere a la dinámica de interacción necesaria para tratar correctamente el contenido.
4. Facilitador ¿Tienes buenas habilidades de conducción que faciliten tu desarrollo?
Las buenas reuniones tienen un liderazgo que dirige la atención y las contribuciones de los participantes hacia el logro de las metas de la manera más eficiente posible. Todo grupo humano necesita orientación para ser eficaz. Una buena reunión no es un simple grupo de participantes, por lo que necesita un director que facilite las actividades de cada participante.
5. Comunicación. ¿El proceso garantiza una comunicación adecuada?
Las reuniones productivas se caracterizan por buenos procesos de comunicación. Sabemos que el proceso de comunicación no sólo entrega un mensaje sino que también recibe un mensaje. Por esta razón, las reglas de las reuniones deben establecer claramente cómo se ejercerán los derechos de expresión.
Todo lo anterior nos dice que tendremos una reunión productiva con coordinación de actividades de planificación y seguimiento, asegurando el derecho de participación de todos, logrando eficiencia y sumando coordinación entre grupos de trabajo; El famoso ex jugador de baloncesto de la NBA, Michael Jordan, señaló: “El talento gana el juego, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan el campeonato”.
Maestría en Ciencias. Julio César Vargas
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